नवीनतम समाचार और स्पॉटलाइट आइटम को उनके प्रकाशन की तारीख से अंतिम तिथि दर्ज करने के बाद स्वचालित रूप से संग्रहीत किया जाएगा।
सभी समाचार / निविदाएं / नोटिस / घोषणाएं / प्रेस विज्ञप्ति दी गई समाप्ति की तारीख के बाद संग्रहीत की जाती हैं। समाप्ति की तारीख वेब प्रबंधक द्वारा संबंधित विभाग से उचित अनुमोदन के साथ विवरण दर्ज करते समय दर्ज की जाती है।
वेब सूचना प्रबंधक या चिंता प्राधिकरण (ईमेल के माध्यम से लिखित संचार) के अनुमोदन के बाद ही अभिलेखागार से कोई भी वस्तु निकाल ली जाएगी। इस तरह के आइटम, हालांकि संग्रह में दिखाई नहीं देते हैं, सीएमएस डेटाबेस में रहते हैं और यदि आवश्यक हो तो डेटाबेस से पहुँचा जा सकता है।
संस्कृति विभाग उत्तर प्रदेश सरकार, भारत ने साइट पर सामग्री प्रकाशन के संबंध में जिम्मेदारी, प्राधिकरण और वर्कफ़्लो विवरण बताते हुए एक तंत्र है।